14 Jenis Bukti Transaksi Dalam Akuntansi

Transaksi merupakan suatu hal yang akan sering terjadi dalam bisnis. Transaksi sendiri diartikan sebagai bentuk persetujuan jual beli di kegiatan perdagangan, yang dilakukan antara pihak pembeli dan penjual. Ketika transaksi ini terjadi, baik pembeli ataupun penjual akan membutuhkan bukti transaksi sebagai acuan sah yang menandakan bahwa telah terjadi transaksi antara penjual dan pembeli. Nah, dalam akuntansi sendiri ada banyak jenis bukti transaksi. Anda dapat membaca penjelasannya dalam artikel ini.

Apa Itu Bukti Transaksi?

Sebelum membahas lebih jauh, Anda harus memahami dulu tentang pengertian bukti transaksi. Bukti transaksi adalah dokumen pencatatan penting dan sah yang dipakai untuk menjadi alat merekam, mencatat atau merekap seluruh kegiatan transaksi yang terjadi. Transaksi ini bisa dalam bentuk apa saja, yang pasti punya esensi yang sama, di mana terjadi pembayaran barang atau jasa dari satu pihak kepada pihak lainnya.

Bila transaksi yang terjadi adalah sebuah perusahaan melakukan pembelian barang atau jasa, maka perusahaan akan mendapat bukti transaksi yang menunjukkan bahwa telah melakukan pembelian dan pembayaran barang atau jasa tersebut. Dan begitupun sebaliknya, jika perusahaan menjual produk atau jasa, maka perusahaan akan memberi bukti transaksi pada konsumen.

Tujuan

Pencatatan transaksi yang dilakukan ini tentunya memiliki tujuan tertentu, yaitu:

• Memberi informasi rinci tentang perubahaan pada sumber finansial bisnis atau perusahaan yang terjadi karena adanya aktivitas usaha atau transaksi.
• Memberi informasi tentang sumber-sumber finansial, modal perusahaan, dan juga kewajiban yang harus dibayar.
• Sebagai dasar pencatatan akuntansi.
• Memberi informasi keuangan yang akan membantu perusahaan dalam memperkirakan potensi perusahaan untuk bisa mendapat keuntungan ke depannya.
• Memberi informasi terkait laporan keuangan dari perusahaan yang relevan pada pengguna laporan keuangan.
• Menghindari terjadinya selisih dan juga kesalahan pencatatan keuangan bisnis atau perusahaan. Di mana bukti transaksi harus disimpan rapi.
• Menjadi dokumen untuk peninjauan kembali transaksi bila di kemudian hari terjadi permasalahan.
• Memastikan keaslian serta keabsahan transaksi yang terjadi.
• Mengurangi kemungkinan pengulangan atau duplikasi ketika pengumpulan data finansial.

Jenis

Dalam bisnis, yang juga tentunya berkaitan dengan akuntansi, ada beberapa jenis bukti transaksi yang biasa digunakan. Namun bila dilihat berdasar sumbernya, bukti transaksi dibagi menjadi 2 jenis yaitu:

• Bukti Transaksi Internal

Bukti transaksi satu ini dibuat oleh pihak dalam perusahaan dan dipakai untuk kebutuhan internal perusahaan. Dengan kata lain ini adalah memo dari pimpinan atau orang tertentu.

Contoh bukti transaksi internal, adalah:

1. Bukti kas masuk; ini menyatakan kalau perusahaan sudah menerima uang secara tunai. Bukti ini hanya akan dipakai pihak internal perusahaan dan sebagai data pengarsipan.
2. Bukti kas keluar; ini menyatakan kalau perusahaan sudah mengeluarkan sejumlah uang tunai, seperti membayar gaji pegawai, utang dan lainnya.
3. Memo; bukti transaksi memo ini merupakan bukti pencatatan antar bagian atau manajer yang ada di lingkungan perusahaan. Umumnya berisikan pesan-pesan sederhana yang langsung pada topik pembicaraan, di mana hanya maksimal terdiri dari sepuluh baris kata dan tidak boleh lebih.

• Bukti Transaksi Eksternal

Selain bukti transaksi internal, ada pula bukti transaksi eksternal di mana ini ditujukan untuk pihak-pihak yang ada di luar perusahaan.

Contoh bukti transaksi eksternal yaitu:

1. Faktur penjualan

Jenis bukti transaksi ini berisikan pernyataan bahwa telah terjadi transaksi penjualan antara pembeli dan penjual, di mana suatu produk telah terjual. Di dalamnya terdiri dari informasi-informasi berupa nama, jumlah produk yang dibeli, harga produk, data perusahaan (penjual dan pembeli), NPWP serta PPN.

Faktur atau invoice penjualan ini jadi salah satu bukti bahwa perusahaan sudah melakukan pembelian dari perusahaan lain, dan faktur ini akan menjadi arsip dalam melakukan penagihan di kemudian hari. Dan Faktur penjualan pun akan jadi salah satu hal yang sebaiknya disimpan dengan baik, karena dapat digunakan untuk mencatat jumlah piutang.

2. Faktur pembelian

Faktur atau invoice pembelian adalah sebuah dokumen atau bukti telah terjadi pembelian pada barang atau jasa. Di mana perusahaan telah melakukan pembelian suatu produk. Di dalam faktur pembelian ini berisikan data perusahaan yang menjual dan membeli produk, serta tanggal terjadinya transaksi.

Beberapa informasi yang harus ada di dalam faktur pembelian yaitu keterangan nama barang atau jasa serta jumlahnya. Informasi lain yang juga biasanya ada yaitu identitas perusahaan (pembeli dan penjual), nama, nomor transaksi, tanggal transaksi, detail transaksi, harga yang harus dibayarkan, stempel perusahaan dan juga tenggat waktu bila transaksi dilakukan dengan kredit.

Faktur pembelian ini juga jadi jenis bukti transaksi yang disebut sebagai purchase order yang dibuat pihak penjual dan diberikan pada pihak pembeli. Biasanya faktur pembelian ini akan Anda dapat saat membeli barang dari supplier.

3. Faktur pajak

Bukti transaksi berikut yaitu faktur pajak yang merupakan dokumen berisikan pembeli dan penjual yang sudah membayarkan sejumlah pajak pada Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Bila suatu saat dilakukan audit dan pemeriksaan, faktur ini bisa ditunjukkan untuk bukti kepatuhan pada aturan negara.

Umumnya faktur pajak akan dibuat rangkap, agar lebih memudahkan saat penyusunan laporan keuangan. Bukti faktur ini pun jadi tanda kalau pengusaha sudah membayar dan melaporkan masa PPN sesuai peraturan yang ada.

Faktur pajak berisikan informasi berupa nama, alamat dan NPWP yang menyerahkan BKP, jenis BKP yang disrahkan, harga jual yang telah memfaktorkan PPN atau besaran PPN dicatat terpisah, Pajak Penjualan atas Barang Mewah (PPnBM) yang dipungut serta kode, nomor seri serta tanggal pembuatan faktur tersebut.

4. Nota kontan

Nota kontan adalah bukti yang diberi penjual kepada pembeli yang sudah melakukan pembayaran secara tunai. Umumnya nota kontan dibuat rangkap dua, yang asli diberikan pada pembeli, dan yang rangkap kedua dimiliki oleh penjual.

5. Nota kredit

Jenis bukti transaksi selanjutnya yaitu nota kredit di mana ini jadi bukti penerimaan kembali barang yang sudah dijual dan dikeluarkan penjual. Dokumen ini jadi alat persetujuan pihak penjual atas permohonan pengurangan harga yang dilakukan pembeli. Ini karena barang yang diterima mengalami kerusakan atau tidak sesuai pesanan pembeli.

6. Nota debet

Nota debet adalah bukti permintaan pengurangan harga pada penjual yang berisikan informasi di mana menyatakan pengiriman barang tidak sesuai pesanan ataupun rusak. Bukti ini pun dapat menjadi pemberitahuan yang dikirim oleh perusahaan pada konsumen untuk informasi kalau akunnya sudah didebet dengan jumlah tertentu.

7. Nota retur

Dalam akuntansi, ada dua jenis nota retur yaitu retur penjualan dan pembelian. Nota retur sendiri adalah dokumen yang dibuat untuk bukti bahwa sudah dilakukan pengembalian produk yang sudah dijual atau dibeli. Biasanya dilakukan saat ada cacat produk ataupun nominal serta barang yag mungkin salah.

Agar tidak mengalami kerugian, produk pun dikembalikan pada perusahaan yang menjual atau yang membeli. Walaupun tidak seluruh barang dapat dikembalikan. Hanya produk yang rusak dari penjual saja yang dapat dikembalikan, di mana kerusakan bukan terjadi karena kesengajaan.

Produk yang berbeda dari nota pembelian dengan yang dikirimkan kepada pembeli juga jadi penyebab adanya nota retur ini.

Dalam nota retur berisikan informasi nomor urut nota retur penjualan, tanggal pembuatan nota, nomor, kode, tanggal faktur pajak dari barang yang kena pajak yang dikembalikan, nama, alamat dan NPWP pembeli dan penjual, jenis dan harga barang yang diretur, PPN atas barang yang kena pajak yang dikembalikan, serta nama dan tanda tangan pihak yang berhak dari pihak pembeli.

8. Cek

Jenis bukti transaksi cek dibuat oleh pihak yang memiliki rekening di bank tertentu agar bank tersebut dapat membayarkan sejumlah uang pada pihak yang disebutkan oleh pemilik rekening. Cek ini ditandatangani pihak yang jadi nasabah bank tersebut dan nasabah tersebut punya simpanan di bank tersebut dalam bentuk giro.

9. Bilyet giro

Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah sebuah bank pada bank tersebut untuk dapat memindah bukukan sejumlah uang yang berasal dari rekeningnya kepada rekening penerima yang namanya telah disebutkan dalam bilyet giro, kepada bank yang sama ataupun yang berbeda.

10. Kwitansi

Kwitansi merupakan bukti penerimaan sejumlah uang untuk pembayaran yang dilakukan tunai atau kontan. Biasanya Kwitansi dibuat serta ditandatangani kedua belah pihak (penerima uang dan pelaku pembayaran). Informasi yang biasanya ada dalam kwitansi yaitu tempat, tanggal, jumlah besaran uang dan juga alasan penyerahan uang tersebut.

11. Bukti setoran bank

Bukti setoran bank ini dapat dibuat oleh pihak perusahaan ataupun dari bank yang bersangkutan. Bagi perusahaan besar, umumnya pihak bank akan memberi bukti setoran bank untuk memudahkan perusahaan, di mana perusahaan selalu melakukan transaksi. Umumnya pun bukti ini dibuat rangkap, sehingga dapat menjadi arsip juga bagi perusahaan.

Format setoran bank dapat berbeda-beda, namun tentunya akan ada informasi tentang nama dan nomor rekening penyetor. Lalu informasi lainnya yaitu pihak yang menerima setoran dan tanda tangan pemilik rekening penyetor.

Itulah beberapa jenis bukti transaksi dalam akuntansi yang umumnya digunakan. Pengarsipan atau pencatatan bukti transaksi ini sangat penting untuk pelaporan keuangan sebuah bisnis ataupun perusahaan.

Namun pembukuan manual tentunya akan memiliki proses yang harus lebih teliti agar pengarsipan dapat dilakukan dengan tepat. Karena itulah, Anda dapat mencoba software akuntansi Accurate Online untuk kemudahan pembukuan dan pencatatan transaksi bisnis Anda. Anda dapat mendapatkan software ini di Abc Semanggi, serta mencobanya gratis selama 30 hari.