Budget Management: Pengertian, Manfaat, Strategi, dan Tips Mengelolanya

Banyak manajer departemen bertanggung jawab untuk melacak budget management. Ini berarti memantau bagaimana departemen mereka menggunakan sumber daya keuangan, menghasilkan pendapatan, dan mencapai tujuan bisnis. Jika Anda memasuki peran manajemen di mana Anda akan bertanggung jawab atas anggaran departemen, ada beberapa strategi penting yang dapat Anda gunakan untuk mengelolanya secara lebih efektif.

Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu budget management, beberapa strategi yang dapat membantu Anda memantau anggaran secara efektif dan bagaimana menerapkan beberapa strategi manajemen anggaran untuk membantu mempersiapkan Anda untuk peran baru Anda

Apa itu budget management?

Budget management atau manajemen anggaran adalah praktik mengelola dan mengarahkan penggunaan dana perusahaan dan departemen. Manajer dan penyelia biasanya adalah para profesional yang bertugas mengawasi anggaran departemen atau tim mereka, yang dapat melibatkan pengalokasian dana untuk sumber daya kerja, mengelola aliran pendapatan masuk, dan melacak pengeluaran keluar.

Anggaran perusahaan dan departemen mirip dengan anggaran rumah tangga di mana Anda melacak uang masuk dan memantau serta mencatat pengeluaran Anda. Karena itu, manajemen anggaran dalam bisnis atau organisasi akan melibatkan faktor-faktor tambahan yang harus diperhitungkan oleh manajer saat mengawasi anggaran departemen.

Mengapa budget management penting?

Mengelola budget management sangat penting untuk operasi bisnis yang efektif. Ini karena bisnis dan organisasi bergantung pada manajemen anggaran untuk merencanakan tujuan keuangan jangka panjang dan pendek, mengantisipasi posisi pasar, mengevaluasi aliran pendapatan, memecahkan masalah produksi, dan banyak lagi aspek operasi bisnis, termasuk:

• Mengidentifikasi dan menetapkan tujuan penjualan
• Membandingkan perkiraan dengan hasil aktual
• Memantau arus kas dari berbagai tingkat produksi
• Mencatat pengeluaran dan kewajiban serta merencanakan pengeluaran masa depan
• Memantau departemen dan area organisasi bisnis mana yang memenuhi tujuan

Saat Anda bertanggung jawab atas anggaran departemen Anda, Anda juga akan bertanggung jawab untuk memantau dan mengarahkan berbagai aspek pengeluaran dan pendapatan. Misalnya, anggaran departemen penjualan dapat terdiri dari mengelola pengeluaran untuk program pelatihan karyawan, teknologi, dan sumber daya lainnya, bersama dengan memantau pendapatan yang masuk dan membandingkan tujuan yang diperkirakan dengan hasil tim penjualan.

Dalam hal ini, metrik ini akan memungkinkan eksekutif perusahaan untuk membuat keputusan dan proyeksi lebih lanjut tentang pertumbuhan dan produktivitas organisasi di masa depan.

Apa saja strategi pengelolaan budget management?

Sebagian besar manajer yang baru dipromosikan akan mengambil tanggung jawab untuk mengelola anggaran departemen mereka, dan ada beberapa strategi yang dapat mereka gunakan untuk pengelolaan anggaran yang efektif.

Misalnya, metode akuntansi yang Anda pilih untuk digunakan dapat menjadi alat strategis untuk melacak anggaran departemen Anda secara akurat. Beberapa strategi yang dapat meningkatkan efektivitas pengelolaan anggaran Anda antara lain:

Lacak anggaran operasional dan keuangan

Sebagian besar manajer departemen akan memantau dan melacak anggaran operasional dan keuangan. Anggaran operasional memungkinkan manajer untuk merencanakan dan memvisualisasikan pendapatan dan pengeluaran masa depan dan biasanya membentuk dasar untuk laporan laba rugi.

Manajer menggunakan anggaran keuangan untuk merencanakan alokasi dana dan aset dan untuk melacak pengeluaran dan kewajiban keluar departemen dan membentuk dasar neraca departemen. Oleh karena itu, manajemen anggaran yang efektif memerlukan pemantauan dan pencatatan yang akurat dari dua aspek penting anggaran departemen ini.

Ikuti pendekatan penganggaran top-down

Banyak bisnis dan organisasi menerapkan pendekatan top-down untuk manajemen anggaran. Dalam metode penganggaran ini, eksekutif tingkat atas perusahaan menyiapkan prakiraan dan menetapkan tujuan keuangan yang sesuai dan mengomunikasikan semua informasi ini kepada anggota tim dalam peran manajemen tingkat menengah.

Kemudian, manajer dan penyelia yang berada dalam peran tingkat menengah ini merencanakan dan menetapkan anggaran departemen mereka sebelum berkomunikasi dengan tim manajemen dan operasional tingkat bawah.

Ikuti pendekatan penganggaran bottom-up

Dalam metode penganggaran bottom-up, eksekutif tingkat atas merencanakan dan meramalkan kebutuhan dan tujuan keuangan perusahaan dan mengkomunikasikan informasi ini dengan semua tingkat manajemen dan departemen.

Kemudian, supervisor dan manajer di tingkat operasional merencanakan kebutuhan produksi, termasuk biaya dan proyeksi pendapatan dan penjualan. Manajer di tingkat bawah dan peran operasional kemudian mengkomunikasikan anggaran departemen mereka dengan manajemen menengah dan atas.

Bagaimana mengelola budget management secara efektif

Tergantung pada kebutuhan perusahaan dan departemen Anda, ada beberapa cara untuk mengintegrasikan manajemen anggaran yang efektif:

1. Ikuti proses penganggaran yang ditetapkan perusahaan Anda

Jika perusahaan Anda memiliki pendekatan yang mapan untuk secara akurat dan efektif mengelola anggaran departemen dan perusahaannya, lihat metode yang sudah ada.

Misalnya, jika perusahaan Anda menggunakan metode penganggaran top-down, Anda mungkin akan berkolaborasi dengan manajer tingkat yang lebih tinggi untuk memahami tujuan eksekutif sehingga Anda siap dengan sumber daya dan informasi yang Anda butuhkan untuk berkomunikasi dengan departemen yang Anda kelola.

2. Gunakan anggaran departemen Anda yang ada sebagai titik awal

Saat memasuki peran manajemen untuk pertama kalinya, Anda mungkin memiliki anggaran departemen yang ada untuk dikerjakan. Ini akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan pemahaman yang lebih dalam tentang pengeluaran departemen Anda, pendapatan masuk, dan aspek lain dari posisi manajemen unik Anda. Selain itu, memiliki anggaran departemen yang ada akan memandu Anda dengan perencanaan operasional dan keuangan setiap periode.

3. Pahami tujuan perusahaan dan departemen Anda

Berkomunikasi dengan supervisor dan manajemen tingkat atas Anda sehingga Anda memahami tujuan jangka pendek dan jangka panjang yang diharapkan untuk Anda capai setiap periode penganggaran. Ini akan memberi Anda informasi yang Anda butuhkan untuk secara akurat merencanakan kebutuhan departemen dan tim Anda, termasuk sumber daya tambahan yang mungkin diperlukan departemen untuk memenuhi tujuan perusahaan.

4. Libatkan dan berkolaborasi dengan tim Anda

Saat menetapkan anggaran bulanan, triwulanan, dan tahunan, pastikan untuk mendengarkan umpan balik dari karyawan yang Anda kelola. Wawasan ini akan membantu Anda memahami kebutuhan unik tim Anda dan merencanakan sumber daya yang akan mendukung produktivitas secara keseluruhan.

Selain itu, melibatkan tim Anda dalam proses penganggaran juga akan memberi mereka pemahaman yang lebih dalam tentang peran mereka dalam mencapai tujuan perusahaan.

5. Komunikasikan kebutuhan keuangan departemen Anda

Ketika Anda memahami apa yang dibutuhkan departemen Anda untuk memenuhi tujuan perusahaan secara efektif, komunikasikan kebutuhan keuangan ini dengan supervisor Anda.

Anggaran departemen Anda akan memperhitungkan biaya operasi yang mengarah pada pencapaian tujuan bisnis sambil juga mengomunikasikan proyeksi pendapatan departemen Anda. Informasi ini akan membantu supervisor dan manajemen tingkat atas Anda memahami apa yang Anda butuhkan untuk memastikan setiap orang memenuhi tujuan.

Tips untuk budget management

Saat memasuki peran manajemen, pertimbangkan tip berikut untuk mengelola anggaran departemen Anda secara efektif:

Berpartisipasi dalam pelatihan budget management

Banyak manajer baru memilih untuk berpartisipasi dalam kursus atau lokakarya pelatihan manajemen anggaran untuk memperdalam pemahaman mereka tentang penganggaran perusahaan.

Ini adalah cara terbaik untuk meningkatkan pengetahuan Anda dan mengembangkan pemahaman Anda tentang berbagai aspek anggaran operasional dan keuangan sehingga Anda dapat secara akurat melacak pengeluaran, pendapatan, dan kontribusi departemen Anda terhadap tujuan perusahaan.

Berkomunikasi dengan jelas tentang proyeksi anggaran

Berkomunikasi secara teratur dengan anggota lain dari departemen Anda sehingga Anda memiliki pengetahuan tentang setiap aspek operasi dan kebutuhan departemen dan bagaimana menerapkan informasi ini untuk merencanakan anggaran departemen Anda.

Misalnya, jika seorang manajer baru bertanggung jawab atas seluruh anggaran departemen tetapi mereka tidak berpengalaman dengan penganggaran untuk kebutuhan perangkat lunak atau perangkat keras, mereka kemungkinan akan berkomunikasi dengan anggota departemen mereka yang memahami proses penganggaran untuk kebutuhan ini sehingga mereka dapat membuat proyeksi yang akurat.

Pantau secara teratur dan lakukan koreksi proaktif

Tetap pada jalur anggaran departemen Anda sehingga Anda mengetahui kesalahan yang terjadi selama periode penganggaran Anda. Misalnya, Anda mungkin perlu meminta masukan dan catatan keuangan tim Anda secara teratur untuk memastikan Anda tetap dalam anggaran dan sesuai dengan tujuan perusahaan. Jika Anda melihat operasi departemen Anda melampaui anggaran, pelacakan dan pelaporan reguler akan memungkinkan Anda untuk menangkap kesalahan ini dan melakukan penyesuaian sebelum masalah penganggaran yang lebih besar dapat muncul.

Evaluasi anggaran Anda setiap bulan

Meskipun banyak manajer akan melacak anggaran departemen mereka secara triwulanan dan tahunan, pemantauan operasi anggaran setiap bulan penting untuk memastikan akurasi dan bahwa proses departemen tetap sesuai anggaran.

Memeriksa anggaran Anda setiap bulan juga dapat membantu Anda mengidentifikasi di mana Anda dapat mengalokasikan sumber daya tambahan atau menghilangkan proses mahal yang tidak perlu untuk mencapai tujuan perusahaan. Untuk mempermudah proses ini, Anda bisa menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur anggaran seperti Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 350 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia. Dengan menggunakan Accurate Online Anda akan mendapatkan proses pembukuan yang lebih baik, pengelolaan penganggaran yang lebih mudah, membuat laporan keuangan yang lebih praktis dan masih banyak lagi.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Sumber: Gie