Pentingnya Menjaga Database Akun Accurate Anda Agar Tetap Aman

Apa Itu Database Dalam Sistem Akuntansi?

Sebagai permulaan, sistem informasi akuntansi pada dasarnya adalah sebagai pencatatan keuangan dan kegiatan terkait akuntansi yang digunakan untuk perencanaan strategis dalam pengambilan keputusan. Jadi jika mengikuti deskripsi tersebut, kita mengasumsikan bahwa penyimpanan data paling aman adalah dengan dikumpulkan dan diorganisir dalam satu tempat untuk mempertahankan aksesibilitas terbaik. Inilah tujuan dari keberadaan dan pengelolaan database.

Database biasanya juga berisi informasi penting tentang berbagai macam transaksi. Contohnya adalah transaksi aktual yang dibuat dan dicatat melalui software akuntansi yang berkaitan dengan aset, kewajiban, atau saldo. Meskipun memungkinkan untuk disimpan ke dalam file eksternal untuk diproses atau digunakan perunit bisnis atau percabang, namun hal ini adalah sangat berisiko. Akan lebih baik jika pengelolaan database berada dalam satu sistem yang dapat diakses secara bersama-sama dan dan dimanfaatkan oleh sistem terkait lainnya contohnya seperti integrasi antara Accurate 5 dan Rene POS.

Pentingnya Menjaga Database dari Kerusakan Akibat Kelalaian

Dalam mengoperasikan sebuah aplikasi pengguna dituntut bijak dan sadar dengan semua keputusan yang mereka lakukan. Sudah banyak para pengguna Accurate 5 mengeluhkan kerusakan database akibat pengelolaan yang salah, padahal sangat banyak data penting di dalamnya. Supaya hal ini tidak menimpa Anda juga, pastikan Anda mengetahui hal berikut ini sebagai salah satu bentuk pencegahan terjadinya kerusakan database Accurate versi 5 Anda.

1. Database Tidak Disimpan Dalam External Harddisk, Flashdisk atau Media Lain yang Sejenis

Seperti yang kami terangkan diatas, pastikan database Anda tersimpan pada internal harddisk (local disk) pada komputer Anda, bukan pada external harddisk, flashdisk atau media lain yang sejenis. Fungsi dari External Harddisk atau Flashdisk hanya sebagai media perantara saja, jika anda ingin memindahkan database anda dari satu komputer ke komputer lain.

2. Selalu Sediakan Catu Daya Pada Setiap Perangkat yang Terhubung

Selalu sediakan catu daya seperti UPS (Uninterruptible Power Supply) pada komputer tempat penyimpanan database (komputer server) serta komputer lainnya yang menggunakan aplikasi Accurate. Sehingga jika sewaktu-waktu terjadi listrik padam, masih tersedia waktu yang cukup untuk menutup database Accurate dengan benar.

3. Selalu Melakukan Back Up

Lakukan back up database, dengan dua cara berikut ini dan ikuti penyesuaian waktunya.

• Back up On Closed : selalu melakukan back up setiap kali selesai menggunakan database, yaitu saat anda akan menutup database Accurate. Fitur ini bisa diaktifkan melalui menu Persiapan [Setup] | Preferensi [Preferences] | Perusahaan.

• Back up secara berkala ke media lain : Selain melakukan back up pada komputer dimana Accurate terinstall (komputer server), lakukan back up secara ke media lain, seperti External Hardisk atau Penyimpanan Cloud. Hal ini untuk mengantisipasi jika terjadi masalah pada komputer tempat penyimpanan database, Anda masih memiliki data backup di tempat lain. Back up bisa dilakukan semisal 1 minggu sekali atau 2 minggu sekali atau rentang waktu lainnya sesuai kebutuhan perusahaan.

4. Pemindaian dengan Antivirus pada Komputer Server

Secara berkala melakukan pemindaian antivirus pada komputer tempat penyimpanan database. Hal ini untuk memastikan komputer Anda aman dari virus, sehingga file-file yang tersimpan dalam komputer tersebut terhindar dari serangan virus, termasuk file database Accurate.

5. Selalu Tutup Database dengan Benar

Hindari menutup paksa aplikasi Accurate!! Setelah selesai menggunakan Accurate, pastikan anda selalu menutup aplikasi Accurate dengan benar yaitu klik tanda X  pada ujung kanan aplikasi Accurate, hingga tampil pesan konfirmasi berikut ini.

6. Selalu Pantau Ukuran Database

Selalu pantau ukuran dari database Anda secara berkala. Jika dirasa sudah terlalu besar, disarankan untuk membuat database baru dengan menggunakan fitur Create New Branch.

Bisnis Besar Berawal Dari Pengelolaan Database yang Benar

Mengelola database dengan benar akan mengamankan seluruh data penting pada bisnis Anda. Meskipun database memiliki kontrol keamanan secara default, pengguna harus tetap mengontrol dan memeriksa keamanan setiap aktifitas dalam penggunaan aplikasi tersebut agar terhindar dari masalah. Penting untuk di ingat bahwa meskipun sebagian besar pengembang aplikasi membuat sistem yang aman dan teruji, pengguna juga memiliki tanggung jawab untuk memastikan implementasi dalam pemakaian software tersebut sudah sesuai ketentuan yang berlaku.

Sumber: CPSSoft