Apa Itu Pengendalian Internal dalam Bisnis

Setiap unit bisnis pasti memiliki cara yang berbeda untuk memantau dan melindungi aset perusahaan mereka. Misalnya bisnis di sektor pelayanan biasanya mengadakan monitoring setiap hari untuk memastikan setiap fasilitas yang digunakan tersedia dan dalam kondisi baik.

Begitu juga dengan departemen keuangan perusahaan yang bertanggung jawab untuk memastikan informasi fiskalnya akurat dan dapat diandalkan. Nah, upaya untuk melindungi aset fisik dan memastikan integritas praktik akuntansi inilah yang disebut pengendalian internal.

Untuk membantu Anda mengenal lebih jauh mengenai sistem ini, kami akan membahas serba serbi tentang kontrol internal. Mulai dari pengertiannya, mendiskusikan komponennya, mengeksplorasi keuntungan dan kerugiannya, serta contohnya.

Baca Juga: Pahami Apa Itu Biaya Peluang dalam Bisnis

Apa Itu Pengendalian Internal?

Pengendalian internal adalah suatu proses dimana dewan direksi, manajemen, dan personel lain mempengaruhi suatu entitas serta dirancang untuk memberikan keyakinan terhadap kebijakan perusahaan. Misalnya, informasi dalam sistem pengendalian internal dapat diandalkan, akurat, dan tepat waktu.

Selain itu, bisnis Anda jadi lebih taat terhadap hukum, peraturan, kontrak, kebijakan, dan prosedur yang berlaku serta pelaporan keuangan yang lebih handal. Pengendalian internal dimaksudkan untuk mencegah kesalahan dan penyimpangan, mengidentifikasi masalah dan memastikan bahwa tindakan korektif telah diambil.

Dalam banyak kasus, pelaksana pengendalian dalam perusahaan Anda melakukan kontrol dan berinteraksi dengan struktur kontrol setiap hari, terkadang tanpa menyadarinya karena kontrol dibangun ke dalam operasi. Definisi kontrol ini mencerminkan konsep dasar tertentu, di antaranya:

• Pengendalian internal adalah sebuah proses yang sarana untuk mencapai tujuan, bukan tujuan itu sendiri.
• Proses pengendalian internal dilakukan oleh para staf, bukan hanya manual kebijakan dan formulir, tetapi juga staf dan karyawan di setiap level organisasi.
• Pengendalian internal dapat diharapkan hanya memberikan jaminan kepada manajemen dan dewan entitas, meskipun tidak mutlak.

Dalam pengertian lain, pengendalian internal adalah praktik kontrol yang diterapkan perusahaan. Tujuannya adalah untuk melindungi integritas aset dan informasi keuangan dan akuntansinya, mendorong akuntabilitas, dan mencegah terjadinya tindak penipuan.

Pengendalian internal juga mencakup langkah-langkah yang diambil perusahaan untuk memastikan karyawannya mematuhi semua undang-undang dan peraturan dan tidak mencuri aset perusahaan. Kontrol fisik seperti kunci pintu, pembatasan area, brankas, dan peralatan pengawasan juga merupakan kontrol internal.

Sebuah perusahaan biasanya melakukan pengawasannya terhadap jalannya pengendalian internalnya sendiri. Entitas yang tidak dikelola oleh perusahaan mengelola kontrol eksternal seperti audit dan investigasi peraturan.

Cara Kerja Pengendalian Internal

Pengendalian internal bekerja dalam dua cara. Pertama, manajer perusahaan harus bertanggung jawab atas persediaan fisik dan untuk keakuratan dan keteraturan pelaporan keuangan secara individual. Kedua, perusahaan harus membuat jejak audit untuk transaksi fiskalnya.

Jejak audit adalah catatan yang memberikan detail langkah demi langkah untuk melacak data akuntansi ke sumbernya. Catatan ini diperlukan agar semua usaha bisnis bebas dari praktik pembukuan yang curang.

Tipe Pengendalian Internal

Pengendalian internal secara luas dibagi menjadi kegiatan preventif dan detektif. Kegiatan pengendalian preventif bertujuan untuk mencegah kesalahan atau penipuan terjadi di tempat pertama dan mencakup dokumentasi menyeluruh dan praktik otorisasi.

Sedangkan kontrol detektif adalah prosedur cadangan yang dirancang untuk menangkap item atau peristiwa yang terlewatkan pada kegiatan preventif. Bagian penting dari proses pengendalian internal preventif adalah memastikan bahwa tidak ada individu dalam posisi untuk mengotorisasi, mencatat, dan berada dalam pengawasan transaksi keuangan dan aset.

Otorisasi faktur, verifikasi pengeluaran, membatasi akses fisik ke peralatan, inventaris, kas, dan aset lainnya adalah beberapa contoh dari pengendalian internal preventif. Adapun kunci dalam kontrol internal detektif adalah upaya untuk menemukan masalah dalam proses perusahaan begitu masalah itu terjadi.

Sistem tersebut dapat digunakan untuk berbagai tujuan yang berbeda, seperti kontrol kualitas, pencegahan penipuan, dan kepatuhan hukum. Di sini, aktivitas yang paling penting adalah rekonsiliasi yang digunakan untuk membandingkan kumpulan data, tindakan korektif dilakukan jika ada perbedaan material, serta audit internal aset seperti persediaan.

Baca Juga: Peranan Model Customer Persona Dalam Dunia Bisnis

Keuntungan dan Kerugian

Seperti halnya sistem bisnis, ada kelebihan dan kekurangan dalam proses pengendalian internal. Beberapa keuntungan yang Anda dapatkan dari dilakukannya pengendalian internal dapat mencakup:

• Kontrol internal dapat diakses oleh sejumlah karyawan tingkat atas yang tepercaya. Semakin sedikit orang yang terlibat, semakin mudah untuk mengawasi tindakan mereka dan menjaga dari penyimpangan.
• Kontrol internal yang dirancang dan dijalankan dengan benar bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi dengan membuat transaksi menjadi transparan bagi unit bisnis manapun yang membutuhkannya.
• Ketika kontrol internal seimbang antara memberikan transparansi dan mendorong efisiensi, maka Anda dapat melindungi karyawan dari tuduhan penyimpangan atau penyelewengan dana.

Anda juga tak bisa memungkiri kemungkinan adanya kerugian dari pengendalian internal dalam bisnis Anda. Dan beberapa kerugian tersebut meliputi:

• Sulit untuk memastikan bahwa karyawan tidak mengesampingkan kontrol tersebut karena perilaku manusia merupakan elemen yang tidak dapat diprediksi dalam proses pengendalian internal.
• Jika sebuah perusahaan merencanakan pengendalian dengan buruk atau salah menerapkan pengendalian, maka karyawan yang menggunakannya mungkin menjadi frustasi dan apatis dalam menegakkannya.
• Apabila pengendalian internal perusahaan terlalu kaku, maka Anda justru dapat menghambat fleksibilitas untuk melakukan perubahan operasional sesuai kebutuhan agar tetap efektif.

Contoh

Supaya Anda lebih jelas dalam memahaminya, berikut adalah beberapa contohnya:

1. Delegasi

Dalam upaya kontrol internal, perusahaan membuat dokumen otoritas yang didelegasikan untuk menguraikan siapa yang bertanggung jawab atas tugas-tugas sensitif. Di antaranya menandatangani dokumen hukum, menangani cek dan uang tunai yang masuk, menandatangani cek perusahaan, mengesahkan pengeluaran staf, mengakses brankas, mengakses kas kecil dan memiliki akses ke catatan akuntansi.

2. Otorisasi

Adapun otorisasi dalam upaya kontrol internal untuk bisnis Anda ialah menetapkan protokol otorisasi, yakni menguraikan pihak-pihak yang bertanggungjawab atau berkuasa untuk menangani jenis-jenis transaksi. Anda harus memastikan bahwa staf Anda yang memiliki otorisasi atas sebuah transaksi tidak melakukan kecurangan yang menguntungkan salah satu pihak.

3. Aset

Dalam pengendalian internal, perusahaan menggunakan daftar aset untuk mencantumkan setiap aset dengan register nomor ID. Register adalah catatan di mana dan kapan setiap barang dibeli, berapa biayanya, berapa banyak yang diasuransikan, riwayat perbaikannya dan rincian lainnya seperti nomor seri, jaminan atau garansi.

4. Pemeliharaan

Memelihara aset perusahaan dengan benar seperti peralatan dan bangunan juga merupakan pengendalian internal. Maka dari itu, setiap bisnis perlu mengadakan inspeksi terjadwal secara teratur dan pemeliharaan rutin serta perbaikan.

5. Uang Tunai

Mayoritas bisnis pasti ingin menjaga transaksi tunai seminimal mungkin. Upaya ini juga merupakan bentuk pengendalian internal. Itu karena transaksi dengan uang tunai cenderung mengarah pada peluang untuk salah urus dan pencurian, apalagi jika nominalnya besar. Maka dari itu, pastikan Anda melakukan kontrol internal berikut untuk menjaga uang tunai Anda:

• Batasi karyawan yang tidak berkepentingan untuk mengakses uang tunai dari brankas.
• Rutin melakukan rekonsiliasi kas kecil.
• Pisahkan uang masuk dan keluar.
• Menyetorkan aset tunai secara teratur.
• Menerbitkan tanda terima untuk kas masuk.
• Pastikan Anda mendapatkan kwitansi untuk kas keluar.
• Simpan buku tanda terima dengan aman terkunci.

Kesimpulan

Itulah uraian terkait sistem pengendalian internal yang perlu Anda pahami dalam berbisnis. Dengan menerapkan kontrol internal, Anda bisa menjaga aset bisnis Anda, menjaga keakuratan data akuntansi, meningkatkan efisiensi operasional bisnis, serta meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

Nah, demi tercapainya tujuan tersebut, maka proses pencatatan keuangan pada arus kas bisnis Anda harus dilakukan secara lebih tepat dan akurat, supaya pelaporan keuangan dapat digunakan untuk mengambil keputusan bisnis yang lebih bijak. Lantas, bagaimana caranya?

Gunakan software Accurate Online dari SolusiAccurate untuk memudahkan proses pencatatan hingga pelaporan keuangan bisnis Anda. Mulai dari pelaporan arus kas, laba rugi, perubahan modal, dan lain sebagainya secara real-time dan berbasis cloud.