Komunikasi adalah elemen penting yang mempengaruhi kesuksesan dalam berbisnis. Pasalnya, komunikasi bisnis merupakan proses pemindahan informasi dari satu orang ke orang lain, di dalam dan di luar lingkungan bisnis. Istilah ini berasal dari komunikasi umum yang dikaitkan dengan kegiatan bisnis.
Dalam istilah lain, komunikasi bisnis dianggap sebagai komunikasi antara pihak bisnis atau orang-orang untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan bisnis. Mengingat pentingnya elemen ini untuk keberhasilan bisnis Anda, ada baiknya jika Anda betul-betul memahami dan mempelajarinya.
Pengertian
Komunikasi bisnis adalah proses berbagi informasi antara orang-orang internal dan eksternal perusahaan, baik secara verbal maupun tulisan. Suatu perusahaan dikatakan menerapkan komunikasi yang efektif jika memiliki karyawan dan manajemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan organisasi. Tujuannya adalah untuk meningkatkan praktik organisasi dan meminimalisir kesalahan.
Komunikasi ini biasanya sangat berguna saat Anda menyampaikan opsi/ide bisnis baru, membuat rencana dan proposal (penulisan bisnis), negosiasi kesepakatan, mengirim dan memenuhi pesanan, hingga saat menghadiri rapat penting. Intinya, semua aktivitas yang terorganisir dalam sebuah perusahaan bergantung pada proses komunikasi bisnis.
Baca Juga: Cara Komunikasi Ke Konsumen Itu Ngaruh Banget, Lho!
Komunikasi tersebut mencakup komunikasi manajerial hingga komunikasi teknis dengan vendor. Tanpa komunikasi yang tidak jelas, sistem inti perusahaan pun terancam akan mengalami kekacauan.
Maka dari itulah, komunikasi bisnis sangat mempengaruhi keberhasilan dan pertumbuhan setiap organisasi. Berbeda dengan komunikasi sehari-hari, komunikasi bisnis selalu berorientasi pada tujuan.
Alasan Mengapa Komunikasi Bisnis Sangat Penting dalam Perusahaan
Komunikasi yang efektif dapat menjadi faktor utama dalam meningkatkan kredibilitas, membuat kesepakatan dengan klien baru, atau menyampaikan ide kepada eksekutif. Selain itu, berikut ini beberapa alasan utama pentingnya komunikasi bisnis dalam perusahaan:
1. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan
Komunikasi kepemimpinan menjadi salah satu faktor komunikasi internal dari pihak atasan yang mempengaruhi tingkat keterlibatan karyawan. Inilah salah satu peran penting adanya komunikasi internal, yakni untuk mendukung, melatih, dan serta lebih melibatkan karyawan dalam proses bisnis sehingga mereka merasa lebih dihargai.
2. Meningkatkan Komunikasi Antar Divisi
Tanpa strategi komunikasi yang tepat, sangat sulit untuk menjaga komunikasi antar divisi yang efektif dalam perusahaan. Agar karyawan lebih produktif, mereka perlu kemudahan dan keefektifan berkomunikasi dan berkolaborasi. Misalnya, divisi outsourcing harus berkomunikasi dengan tim marketing dan bersama-sama merencanakan strategi pemasaran yang tepat.
3. Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Sebagian besar karyawan percaya bahwa komunikasi bisnis internal yang efektif membantu kinerja pekerjaan mereka. Melalui komunikasi yang efektif dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan bisa membantu karyawan untuk lebih mudah memperoleh informasi. Dan dengan memperoleh informasi yang cukup, tentu akan mempermudah penyelesaian pekerjaan.
4. Membiasakan Budaya Knowledge Sharing
Salah satu tujuan utama yang coba dicapai perusahaan melalui komunikasi internal adalah untuk meningkatkan budaya kerja, yakni knowledge sharing. Dengan begitu, karyawan dalam suatu perusahaan akan terus tumbuh dan mempelajari hal-hal baru. Alhasil, budaya perusahaan dan lingkungan kerja yang lebih baik bisa terbangun dalam perusahaan tersebut.
Perusahaan yang berkomunikasi secara transparan dan terbuka cenderung memiliki suasana kerja, motivasi, dan kepuasan karyawan yang jauh lebih sehat. Di sisi lain, perusahaan yang mengabaikan komunikasi bisnis keterlibatan karyawan pun rendah, tingkat turnover tinggi, dan tingkat kepuasan karyawan dan pelanggan rendah.
5. Meningkatkan Kepuasan dan Retensi Pelanggan
Komunikasi bisnis yang baik dalam perusahaan juga penting untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Jika terjadi komunikasi yang buruk dalam suatu perusahaan, maka akan menurunkan kualitas pelayanan dan kepuasan pelanggan.
Karyawan akan kekurangan informasi yang mereka butuhkan saat menghadapi pelanggan. Akibatnya, pelanggan akan merasakan kualitas pelayanan yang rendah dan memiliki pengalaman negatif terhadap bisnis Anda.
Metode Komunikasi Bisnis
Secara garis besar, komunikasi dalam berbisnis bisa dilakukan dengan dua metode, yakni melalui lisan dan tulisan. Komunikasi juga berlangsung baik secara langsung (tatap muka) atau jarak jauh. Nah, berikut ini beberapa metode komunikasi bisnis yang biasanya diterapkan oleh perusahaan:
1. Komunikasi Berbasis Web
Sesuai namanya, komunikasi ini berlangsung melalui saluran komunikasi sehari-hari seperti email dan aplikasi perpesanan lainnya, seperti Telegram, LINE, Skype, dan lain-lain. Manfaatnya terletak pada fitur untuk membuat percakapan pribadi di lingkungan kantor yang sibuk, serta berbagi pesan dengan banyak orang sekaligus.
2. Telepon Meeting
Metode komunikasi bisnis ini memungkinkan tim karyawan untuk saling bertukar ide dengan lebih mudah dan cepat melalui komunikasi non-verbal dibandingkan dengan komunikasi tertulis untuk menciptakan kolaborasi tim secara keseluruhan. Misalnya dengan menggunakan Google Meet, Skype, Slack, dan sebagainya.
Baca Juga: 5 Kemampuan Komunikasi Digital Yang Harus Anda Kuasai dan Pahami
3. Konferensi Video
Sistem konferensi video memungkinkan karyawan yang bekerja secara remote atau berada di daerah terpencil untuk menjalankan rapat tanpa terhalang jarak dan waktu sambil bertatap muka. Beberapa platform yang bisa Anda gunakan untuk mendukung konferensi video antara lain Google Hangouts, Zoom, Skype, Google Meet, dan lain-lain.
4. Pertemuan Tatap Muka
Pertemuan secara face to face juga perlu dilakukan untuk membangun komunikasi bisnis yang efektif. Pasalnya, pertemuan tatap muka tetap dinilai lebih efisien dalam menghasilkan lebih banyak ide daripada pertemuan secara virtual.
5. Laporan dan Dokumen Resmi
Komunikasi bisnis juga bisa dilakukan dengan mendokumentasikan kegiatan yang berdampak pada orang dan divisi lain. Dengan merujuk pada dokumen tertulis dapat mengurangi kebingungan atau ketidaksepakatan antar divisi sekaligus memberikan memperjelas maksud dan tujuan dari komunikasi.
6. Presentasi
Presentasi yang didukung oleh laporan dan dek slide PowerPoint kerap digunakan oleh perusahaan sebagai metode komunikasi bisnis. Melalui metode presentasi, internal perusahaan dapat berbagi ide baru dengan cara Tanya jawab dan klarifikasi.
7. Papan Forum dan FAQ
Area internal perusahaan bisa dimanfaatkan untuk menciptakan papan forum dan FAQ sebagai media berbagi informasi antara karyawan dengan perusahaan. Dengan metode ini, perusahaan bisa membagikan ide dan informasi tentang berbagai topik departemen.
Selain itu, karyawan juga bisa menanyakan topik baru yang akan membuat mereka lebih produktif dan up-to-date tentang suatu masalah. Tentu ini akan menguntungkan perusahaan bila produktivitas karyawan meningkat dengan kebutuhan akan komunikasi dan aliran informasi yang cukup.
8. Survei
Survei internal dan pelanggan adalah cara ideal untuk mengumpulkan feedback dan penilaian tentang topik-topik penting. Melalui survei, perusahaan dapat melakukan evaluasi secara lebih tepat serta didukung feedback yang sehat. Sehingga membuka saluran komunikasi antara semua tingkatan di dalam perusahaan.
Tips Menerapkan Komunikasi Bisnis
Setelah mengetahui pentingnya komunikasi bisnis dalam perusahaan, ada baiknya jika Anda mengetahui apa saja tips-tipsnya supaya dapat menciptakan komunikasi yang efektif.
- Lakukan perencanaan dan tentukan tujuan komunikasi Anda.
- Identifikasi dan pahami hubungan antar divisi satu sama lain dalam perusahaan.
- Gunakan metode komunikasi yang tepat sesuai tujuan.
- Pilih platform komunikasi yang tepat.
- Jika Anda menyampaikan pengumuman resmi (seperti jam tutup kantor untuk hari libur tertentu), gunakan saluran resmi seperti email kantor atau memo seluruh perusahaan.
- Bila Anda menyampaikan pesan informal (seperti detail tentang agenda tahunan divisi marketing), Anda dapat mengirim aplikasi perpesanan.
- Pertimbangkan sudut pandang audiens dalam komunikasi apa pun.
- Bahasa atau tulisan sederhana yang lebih mudah dibaca dan dipahami audiens Anda.
- Saat melakukan presentasi bisnis, pastikan Anda punya langkah antisipasi pertanyaan apa yang mungkin diajukan dan siapkan jawaban Anda.
- Catat dan dokumentasikan setiap proses komunikasi.
Demikianlah informasi menarik seputar komunikasi bisnis yang wajib Anda ketahui untuk membangun budaya dan lingkungan kerja yang sehat dalam bisnis Anda.
Rekomendasi Liquid saltnic terbaik 2023
